Birocrația este atât de populară în aparatul administrativ al statului, încât avem de-a face cu o situație cel puțin hilară, dacă nu o autoironie: în țara în care ștampila nu mai este obligatorie pe contracte, foarte multe instituții continuă să o solicite și chiar insistă uneori că un contract sau un act nu este valabil fără celebra ștampilă.
Am discutat în Comisia pentru Tehnologia Informației și a Comunicațiilor și apoi am votat și în plenul Camerei Deputaților proiectul de modificare a OUG 36/2021 care face referire la eliminarea obligației de a avea marcă electronică și sigiliu pentru semnarea electronică a contractelor individuale de muncă.
Acest proiect a corectat și simplificat utilizarea semnăturii electronice între angajator și angajați, eliminând prevederea care obliga la folosirea mărcii electronice sau a sigiliului electronic, împreună cu semnătura.
Mai exact, printre cele mai importante prevederi avem:
- Angajatorii, împreună cu angajații, pot opta ca încheierea, modificarea, suspendarea și încetarea contractelor de muncă să se facă cu semnătura electronică avansată sau calificată. Semnătura avansată poate fi achiziționată de la terți sau dezvoltată în cadrul companiei.
- Orice document rezultat la încheierea contractului individual de muncă, pe parcursul executării acestuia sau la încetarea contractului individual de muncă (pontaje, cereri de concediu, documente de SSM, documente care țin de proceduri interne, etc.) pot fi semnate cu semnătură electronică de orice tip sau cu sigiliu electronic. Mai exact, nu mai avem nevoie de prezența fizică a angajatului întrucât interacțiunea în ceea privește relațiile de muncă se poate desfășura și online.
- În cazul unui control, organele de control au obligația de a accepta orice document încheiat cu semnătură electronică, în relația angajatorului cu angajatul.
- Instruirea angajatului în domeniul securității și sănătății în muncă se poate face acum online. Dacă se optează ca instruirea să se facă online, dovada instruirii se poate semna cu semnătură electronică.
“Interesul nostru este să încurajăm digitalizarea statului și a companiilor, iar acest proiect ia o adevărată piatră de moară de pe umerii companiilor. Practic, angajatorii vor putea folosi doar semnătura simplă pentru a valida cereri de concediu, deconturi sau diferite formulare. Suplimentar, este permisă utilizarea semnăturii electronice simple, avansate sau calificate pentru a oficializa contractele de muncă. Pe de o parte reducem costurile suplimentare pentru companii iar pe de altă parte, acestea câștigă o viteză superioară în procesarea documentelor.
Un alt aspect foarte important este faptul că inspectorii care vin în control sunt obligați să ia în considerare semnăturile electronice dar și toate documentele electronice ce țin de contractele de muncă sau de documentele privind sănătatea și securitatea muncii.
Acum, firmele au o grijă în minus în ceea ce privește birocrația și obligațiile legale”, declară Monica Berescu, deputată Alianța USR PLUS.
Cum funcționează semnătura electronică
Semnătura digitală este obținută în baza unui certificat digital; fiind generată de un dispozitiv securizat.
- Semnătura electronică avansată, care necesită un certificat digital simplu, poate fi utilizată pentru a semna cereri de concediu, deconturi, formulare, procese-verbale etc.
- Semnătura electronică calificată are cea mai bună aplicabilitate în situațiile în care nu trebuie să existe dubii privind identitatea semnatarului. Ea este utilizată pentru contractele de muncă, cele de credit sau contracte comerciale. De asemenea, este folosită pentru a valida mandate de reprezentare sau pentru declarații în relația cu instituțiile statului.
Legea modificată în Parlament a fost apreciată de mediul de afaceri care așteaptă promulgarea acesteia și publicarea în Monitorul Oficial, pentru a intra în vigoare.
